KI-Automatisierung für kleine Betriebe · Mannheim
Rücklastschriften nachbearbeiten, Angebote abtippen, Anfragen hinterhertelefonieren. Diese Handarbeit lässt sich an Ihre vorhandenen Systeme abgeben. Was bei Ihnen geht, klären wir zuerst.
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Bei einem IT-Systemhaus kommen 20 bis 30 Prozent der Lastschriften zurück. Jede muss von Hand erkannt und die Rechnung wieder auf „offen" gesetzt werden. Das bindet einen erheblichen Teil der Arbeitszeit im Backoffice — Woche für Woche.
Die Lösung war hier kein neues System. Das vorhandene ERP konnte alles, was nötig war — es wurde nur von Hand bedient. Wir haben die Schnittstelle genutzt — die Stelle, an der ein Programm seine Daten an ein anderes weitergibt — und den Ablauf automatisiert.
Ein Ablauf besteht aus vielen kleinen Schritten. Die allermeisten davon brauchen keine KI. Ein Beispiel, Schritt für Schritt:
Eine Anfrage kommt per Mail und soll ein Angebot werden
Vier von sechs Schritten brauchen keine KI. Das ist Absicht. Feste Regeln sind zuverlässiger, billiger — und Sie können jederzeit nachsehen, warum etwas so entschieden wurde.
KI kommt nur an den zwei Stellen dazu, an denen Text gelesen oder geschrieben werden muss. Dort steckt ein Sprachmodell dahinter: ein Programm, das Text versteht und formuliert.
Wir sagen Ihnen vorher, an welchen Stellen wir was einsetzen — und warum.
Keine Referenzen, sondern Abläufe, wie wir sie bauen würden. Ob sie bei Ihnen so möglich sind, hängt an Ihren Systemen — das klärt die Analyse.
Eine Anfrage kommt als Fließtext herein. Das System liest die Positionen heraus, holt die hinterlegten Preise und legt den Entwurf an. Freigegeben wird weiter von Hand — geschrieben nicht mehr.
Postfach · ERP-Schnittstelle · Sprachmodell
Die offenen Posten stehen im System, ausgewertet werden sie nie. Eine Auswertung sortiert nach Kunde und Tagen und zeigt, wie viel Geld dauerhaft draußen steht. Kommt montags als Mail.
Lesezugriff · Zeitplan · feste Vorlage
Ein Angebot geht raus und wird still. Das System erkennt das am Belegstatus, schlägt nach zehn Tagen einen Nachfass-Text vor und trägt die Antwort zurück in den Beleg. Wer abgesagt hat, bleibt außen vor.
Belegstatus · Postfach · Feld „nachgefasst am“
Drei Angaben genügen. Die Rechnung zeigt nur, was Sie heute ausgeben — nicht, was Sie sparen würden. Das wäre geraten.
208 Stunden im Monat
9.360 € im Monat
Das ist keine Ersparnis, sondern Ihr heutiger Aufwand. Welcher Teil davon wegfällt, steht am Ende der Analyse-Woche — nicht vorher.
Ein Betrieb schickt im Monat vierzig Angebote heraus. Nachgefasst wird bei denen, an die sich jemand erinnert. Die übrigen laufen still aus. Niemand hat dabei einen Fehler gemacht — es ist Handarbeit, und Handarbeit vergisst.
Der Weg von der ersten Anfrage bis zum Auftrag ist ein Ablauf wie jeder andere. Er lässt sich aufnehmen, messen und in Teilen automatisieren:
Das ist keine Werbung. Es ist der Umgang mit dem, was ohnehin schon da ist: Anfragen, Angebote, Bestandskunden, zufriedene Auftraggeber. Für viele Betriebe liegt dort mehr als in einem zusätzlichen Werbebudget.
Wo Kunden angeschrieben werden, richten wir es so ein, dass die Vorgaben des Wettbewerbsrechts eingehalten werden können — auch wenn eine Idee dadurch kleiner ausfällt. Ob sich der Aufwand bei Ihnen lohnt, ergibt die Analyse. Wie bei jedem anderen Ablauf auch.
Ob dazu bezahlte Werbung gehört, ergibt ebenfalls die Analyse. Geschaltet und betreut würde sie von Ihnen oder Ihrer Agentur — nicht von uns.
Fragen Sie einen Betriebsinhaber, welcher Kunde am längsten braucht, bis er zahlt. Meist kommt eine Schätzung. Die Antwort steht im System — sie wurde nur nie ausgerechnet.
Auswertungen scheitern selten am Wissen. Sie scheitern daran, dass jemand die Zahlen aus zwei oder drei Systemen von Hand zusammensuchen müsste. Das macht niemand freiwillig ein zweites Mal.
Der Aufwand steckt einmalig im Zusammenführen. Danach kommt die Auswertung von selbst: als Mail am Montagmorgen, nicht als Programm, das noch jemand bedienen muss.
| Kunde | Tage offen | Betrag |
|---|---|---|
| Müller Haustechnik | 47 | 4.820 € |
| Sanitär Kranz | 31 | 1.950 € |
| Bau Herrmann | 12 | 780 € |
| Offen insgesamt | 7.550 € |
Erfundene Zahlen — so sähe die Mail aus, nicht Ihre Werte.
Was davon möglich ist, hängt an Ihren Systemen. Manche geben ihre Daten sauber heraus, andere gar nicht. Auch das steht am Ende der Analyse-Woche.
Vieles, was heute automatisierbar ist, war es vor zwei Jahren noch nicht — jedenfalls nicht zu Kosten, die sich für einen kleinen Betrieb rechnen. Software, die eine eingehende Mail versteht, einen Beleg liest oder ein internes Kürzel in einen verständlichen Satz übersetzt, ist erst seit Kurzem zuverlässig genug für den Alltag. Falls Sie das Thema schon einmal geprüft und verworfen haben: Die Rechnung von damals stimmt nicht mehr.
Dringlich wird es dabei nicht durch die Technik, sondern durch die Arithmetik. Jede Woche fließen Stunden in Abläufe, die von allein laufen könnten — und diese Stunden kommen nicht zurück.
Dazu kommt eine Frist, die niemand verhandeln kann: Die E-Rechnungspflicht kommt stufenweise bis 2028. Wer seine Abrechnung ohnehin anfassen muss, automatisiert am besten gleich mit.
Eine Woche nehmen wir Ihre Abläufe und Systeme so auf, wie sie im Betrieb wirklich gelebt werden — bis hin zum Weg von der Anfrage zum Auftrag. Am Ende steht schwarz auf weiß, was sich lohnt und was nicht. Diese Woche wird berechnet.
Der Preis steht nach der Analyse, nicht davor. Ob Ihr vorhandenes System ausreicht oder ob sich ein Wechsel rechnet, ist Teil des Ergebnisses — und keine Zusage, die wir vorher machen.
Wir begleiten die Einspielphase, bis der Ablauf im Alltag trägt. Danach können Sie die Betreuung monatlich weiterlaufen lassen: Wartung, Störungen, kleinere Anpassungen. Müssen Sie aber nicht.
Jeder Betrieb ist anders — deshalb prüfen wir zuerst und machen dann ein Angebot. Ein Preis von der Stange würde Ihren Abläufen nicht gerecht, eine Schätzung ins Blaue erst recht nicht. Deshalb steht die Analyse-Woche am Anfang. Sie wird berechnet, und ihr Ergebnis gehört Ihnen auch dann, wenn Sie danach nichts umsetzen.
Daran messen wir jeden Ablauf: Bringt er mehr Anfragen, mehr Zeit oder mehr Geld? Wenn nicht, raten wir ab.
Im Anschluss erhalten Sie ein Angebot mit Umfang, Aufwand und Preis. Sie entscheiden dann, ob und was davon umgesetzt wird — auch nichts zu tun ist eine mögliche Antwort.
Der laufende Betrieb — Überwachung, Pflege, kleinere Anpassungen — ist optional und monatlich kündbar. Erst ab dem Zeitpunkt, an dem der Ablauf stabil läuft.
Wir sind zu zweit.
Der eine hat fünf Jahre lang Betriebe beraten, bei KPMG. Seine Arbeit war: hinschauen, wo Arbeit liegen bleibt, und aufschreiben, was ein System können muss. Dazu ein Studium in Wirtschaftsingenieurwesen und ein Master in Maschinenbau.
Der andere baut seit Jahren Software. Er setzt um, was der erste aufgeschrieben hat.
Beraten und Bauen liegen damit in einer Hand. Wir reichen nichts weiter.
Wir arbeiten an dem, was in Ihren vorhandenen Systemen passiert: ERP, Warenwirtschaft, Abrechnung, der Weg zum Auftrag. Meist geht es um das, was zwischen den Systemen von Hand passiert. Und wenn die Analyse ergibt, dass ein Werkzeug fehlt, sagen wir Ihnen auch das.
Eine Agentur verkauft laufende Betreuung. Wir bauen einen Ablauf und übergeben ihn. Wenn Sie aufhören zu zahlen, hört eine Agentur auf zu liefern — ein Ablauf läuft weiter, auch im dritten Jahr.
Dafür verkaufen wir Ihnen keine Reichweite und keine Kampagnen. Das können andere besser.
Die Geschichte hören wir oft: viel Aufwand am Anfang, danach Monatsrechnungen ohne sichtbares Ergebnis.
Deshalb steht bei uns eine bezahlte Analyse-Woche am Anfang und kein Vertrag. Danach wissen Sie, was geht, was es kostet und was es bringt — und können ohne Verpflichtung aufhören. Das Ergebnis der Woche gehört Ihnen so oder so.
Meistens nicht. Häufig kann das vorhandene System längst, was nötig wäre — es wird nur von Hand bedient.
Ob das bei Ihnen so ist, sagt die Analyse. Und falls doch ein Werkzeug fehlt, sagen wir das, statt es zu umgehen.
Die Analyse dauert eine Woche. Die Umsetzung hängt vom Ablauf ab; ein einzelner Ablauf liegt meist zwischen zwei und sechs Wochen. Genaueres steht im Angebot, das nach der Analyse kommt.
Die Analyse-Woche wird berechnet. Was danach kommt, steht fest, sobald wir Ihre Abläufe gesehen haben.
Ein Preis vorab wäre geraten — und geraten ist fast immer zu hoch oder zu niedrig. Beides hilft Ihnen nicht.
Der Großteil bleibt, wo er ist. Wir bauen Verbindungen zwischen Systemen, die Sie bereits haben.
Wo Daten das Haus verlassen — etwa wenn ein Sprachmodell einen Text formuliert — sagen wir Ihnen vorher, welcher Dienst das ist und was er dabei zu sehen bekommt.
Das ist der Normalfall und kein Hindernis — genau dafür ist die Analyse-Woche da. Vorbereiten müssen Sie nichts außer Zugang zu den Abläufen, um die es geht.
Dann sagen wir das. Uns ist lieber, eine Woche berechnet und ehrlich abgeraten zu haben, als etwas zu bauen, das sich nie rechnet.
Auch dieser Befund ist etwas wert: Sie wissen danach, wohin die Zeit im Betrieb wirklich geht.
Vier Fragen, keine zwei Minuten. Danach wissen wir, ob sich ein Gespräch für Sie lohnt — und Sie haben nichts erklärt, was Sie nicht erklären wollten.
Frage 1 von 4
Wir melden uns innerhalb eines Werktages. Wenn es eilig ist, rufen Sie an:0151 25583730.
Die Übertragung ist fehlgeschlagen. Damit Ihre Anfrage nicht verloren geht, rufen Sie bitte kurz an — das ist ohnehin der schnellste Weg:
Ein kurzes Gespräch reicht, um einzuschätzen, ob sich das Thema für Sie lohnt. Wenn nicht, sagen wir das auch.
Shiftlane Automate · Mannheim
Vier Fragen, keine zwei Minuten. Danach wissen Sie, ob sich ein Gespräch für Sie lohnt — und wir wissen schon, worum es geht.